In einer Termdatenbank gibt es für jede Benennung einen Eintrag, der mit verschiedenen Attributen (Bild, Definition usw.) ausgestattet ist. Die Benennung, dieses Eintrags darf erst dann als „Vorzugsbenennung“ eingesetzt werden, wenn sie im Unternehmen durch entsprechende fachbereichsübergreifende Gremien, die sich mit dem firmeneigenen Fachwortschatz beschäftigen, „abgesegnet“ worden sind. Somit ist diese Benennung Teil der bevorzugten firmeneigenen Terminologie geworden und im Eintrag zur Datenbank auch entsprechend zu kennzeichnen, z. B. mit einem grünen Hake.
Im Gegensatz dazu gibt es teilweise auch abgelehnte Benennungen, die zwar synonym sind, aber aus bestimmten Gründen abgelehnt werden (technische Gründe, aus Gründen des Marketings – „Corporate Language“, usw). Auch diese Benennungen können in den Eintrag aufgenommen werden, aber gekennzeichnet als „abgelehnt“, z. B. durch ein rotes „X“ hinter der Benennung.
So wird der Benutzer gleich zur richtigen Benennung hingeführt.
Einfaches Beispiel:
Automobil ✔
Kraftfahrzeug ✖
(Im Beispiel wird „Kraftfahrzeug“ aus Gründen der Corporate Language abgelehnt, da ein Wettbewerber „Kraftfahrzeug“ in seiner Dokumentation verwendet)