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Terminologiemanagement & effektive Terminologiearbeit

Terminologiearbeit – der Weg zu gutem Terminologiemanagement in Ihrem Unternehmen

Ein Unternehmen aus dem Maschinenbau oder dem Bereich der Medizintechnik exportiert Produkte, verfasst die Dokumentation mit eigenen Autoren, betreibt Produktmarketing und unterhält einen Kundensupport. Mit der Zeit reift die Erkenntnis, dass in der Kommunikation immer wieder Missverständnisse auftreten.

Effiziente Terminologiearbeit im Unternehmen verhindert dieses Problem. Doch was gehört alles zur Terminologiearbeit? Von wem und vor allem wo sollte firmeneigene Terminologie festgehalten werden? Im nachfolgenden Artikel erfahren Sie, wie Sie in Ihrem Unternehmen ein umfangreiches Terminologiemanagement einführen und eine reibungslose Kommunikation gewährleisten.

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    Terminologie - der Fachwortschatz des Unternehmens

    Sprechen wir von Terminologie, ist damit im Grunde der Fachwortschatz des Unternehmens gemeint. Ist dieser Fachwortschatz weder harmonisiert noch jemand hierfür zuständig, herrschen oft babylonische Verhältnisse:

    • Der Konstrukteur nutzt seine Benennungen, die er sich während seiner Ausbildung und Tätigkeit angeeignet hat.
    • Die Werkstatt hat ihren eigenen Jargon. Viele Begrifflichkeiten werden nur dort benutzt.
    • Das Ersatzteilwesen muss die Teile und Werkzeuge auch irgendwie benennen; die Begriffe aus der Konstruktion haben Benennungen, die auch nicht immer weiterhelfen.
    • Das Marketing verwendet wohlklingende Bezeichnungen im Text, die primär Appetit aufs Produkt machen und die Vorzüge der Produkte herausstellen sollen. Fachsprache ist natürlich auch ein wichtiges Thema.
    • Die Autoren der technischen Redaktion benötigen eine Nomenklatur zur Prüfung der Rechtschreibung von Termini, um diese korrekt zu bearbeiten.
    • Die Mitarbeiter hätten gerne ein Wörterbuch, idealerweise online, in der die Gesamtheit der Begriffe mit ihren Benennungen in mehreren Sprachen abgebildet ist, mit übersichtlichem Navigationsmenü und der Möglichkeit, Einträge zu exportieren und zu drucken. In Nachschlagewerken wie Duden, Wikipedia oder Wiktionary findet sich oft zum eigenen, manchmal sehr speziellen Fachgebiet nur wenig Information.

    Was passiert, wenn das Terminologiemanagement vernachlässigt wird?

    Gibt es gar kein Terminologiemanagement im Unternehmen, kann die Benennung für ein Teil, Produkt usw. je nach Abteilung stark variieren. In diesem Fall ist es schwierig, über alle Abteilungsgrenzen hinweg klarzumachen, von was denn nun gesprochen wird. Doch gerade auch im Bereich medizinischer Produkte, bei denen es um Gesundheit und Leben geht, muss die Fachsprache eindeutig sein.

    Das gesamte Problem verstärkt sich zusätzlich, wenn das Unternehmen nicht nur in Deutsch kommuniziert, sondern auch in den Sprachen des jeweiligen Exportlandes. Bei Großunternehmen, die weltweit agieren, können das dann schnell mehr als 30 bis 40 Sprachen sein.

    Gehen wir nun beispielsweise von 30 Sprachen aus, sind bei nur vier Variationen in der Terminologie zu denselben Teilen oder Dingen übertrieben gesagt bis zu 120 Benennungen möglich. Vier unterschiedliche Benennungen in der Ausgangssprache werden viermal pro Sprache übersetzt – und das in 30 Sprachen. Wie lösen wir dieses Problem also? Hierfür müssen wir u.a. folgende Fragen klären:

    • Wie kommunizieren wir innerhalb eines Sprachraums, z. B. in der Sprache Deutsch?
    • Wie kommunizieren wir innerhalb der jeweiligen Exportsprachen, z. B. Englisch?
    • Wie kommunizieren wir über Sprachgrenzen hinweg, z. B. Deutsch <-> Englisch?

    Diese Fragen zeigen auf, was gutes Terminologiemanagement alles mit sich bringt. Da jedes Unternehmen aufgrund dessen Größe, Produkte, Anzahl der Exportländer usw. anders strukturiert ist, kann die Terminologiearbeit sich teils stark unterscheiden. Dennoch gibt es ein grundsätzliches Vorgehen, das eine effektive Terminologiearbeit – und damit auch effektive Terminologie – ermöglichen soll.

    Der erste Schritt zu effektiver Terminologie: Die Bestandsanalyse zum aktuellen Terminologiemanagement

    Wenn Sie in Ihrem Unternehmen zur Erkenntnis gekommen sind, dass hinsichtlich der Terminologie etwas getan werden muss (und das ist auch schon ein bedeutender Schritt), raten wir Ihnen zunächst zu einer Bestandsanalyse. In dieser sollten Sie sich dann folgende Fragen stellen & dann beantworten:

    • Gibt es bereits Ansätze von Terminologiearbeit?
    • Gibt es Regelwerke, nach denen die Terminologiearbeit ablaufen soll?
    • Wer kümmert sich um die Koordination der Terminologiearbeit?
    • Wer ist innerhalb des Unternehmens dazu überhaupt fähig?
    • Wer ist der Terminologie-Ansprechpartner im Unternehmen?
    • Wie kann auf diesen Ansprechpartner im Unternehmen aufmerksam gemacht werden?
    • Wer bestimmt, dass eine Benennung korrekt ist und verwendet werden soll (erlaubte/nicht erlaubte Benennungen)?
    • Wer macht das Terminologiemanagement in den Fremdsprachen?
    • Wer koordiniert das Ganze (Fachabteilungen, Ausgangssprache, Fremdsprachen) und sorgt dafür, dass bei der Wahl der Benennungen über alle Abteilungs- und Sprachgrenzen hinweg Einigkeit besteht?

    Sollten Sie vor allem an den letzten beiden Fragen scheitern, funktioniert das Terminologiemanagement womöglich nicht ohne externe Unterstützung. Doch das ist nichts Ungewöhnliches: Gewisse Bereiche werden oft an externe Dienstleister vergeben, wie z. B. auch die technische Redaktion, Übersetzung oder eben die Terminologiearbeit. Das heißt wiederum, dass im Haus oft keine Kapazitäten und kein Personal für Terminologiemanagement zur Verfügung stehen.

    Denn von einem Terminologen wird einiges verlangt: technische Vorbildung, Kenntnis des Fachwortschatzes, muttersprachliche Sicherheit, idealerweise fremdsprachliches Wissen, Fähigkeiten im Bereich Kommunikation, Moderation und Überzeugung wie auch Durchsetzungsvermögen. So jemanden hat leider nicht jeder im Mitarbeiterbestand.

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    Der Terminologiebeauftragte und der Terminologieleitfaden

    Damit Sie im Unternehmen ein gutes Terminologiemanagement gewährleisten können, sollten Sie zunächst einen Terminologiebeauftragten bestimmen. Haben Sie jemanden gefunden, der dieser Aufgabe gewachsen ist, gehört zu dessen ersten Aufgaben die Erstellung eines Terminologieleitfadens.

    Ähnlich wie bei einem Redaktionsleitfaden für die technische Redaktion bestimmt der Terminologieleitfaden das Regelwerk für das Terminologiemanagement. Dieser umfasst dann zum Beispiel:

    • Kurze Erklärungen aus der Lehre und Definition des Terminologie-Begriffs.
    • Allgemeine und firmenspezifische Regeln zur Rechtschreibung:
      • zum Allgemeinwortschatz (schreibe ich z. B. „Förderbandreinigungsvorrichtung“ oder „Förderband-Reinigungsvorrichtung“?)
      • zum firmeneigenen Fachwortschatz (schreibe ich z. B. grundsätzlich „Vorrichtung“ oder „Einrichtung“?)
    • Namensgebung (z. B. „Super-Control-System“ oder „Supercontrol-System“)
    • Prozesse zur Terminologie-Findung und -Bestimmung.

    Definitionen zu Begriffen (Gegenständen) sind in der Terminologiearbeit unverzichtbar. Quellen finden sich im Internet oder auch in Betriebsanleitungen, Produktbeschreibungen oder anderer produktbezogener Dokumentation.

    Beispiel: Definition zum „QR-Code“ aus einer Anleitung eines Produkts für Heimanwender.

    Begriffsdefinitionen in der Terminologiearbeit

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    Terminologie im Unternehmen: Definitionen von Prozessen für Terminologie

    Mit dem neu erstellten Terminologieleitfaden haben Sie dann eine solide Basis für die Terminologiearbeit geschaffen. Diese findet allerdings in jeder Sprache individuell statt, da sich beispielsweise deutsche Regeln zur Rechtschreibung logischerweise nicht aufs Portugiesische übertragen lassen.

    Doch damit ist es nicht getan, denn als nächstes müssen Sie im Unternehmen verschiedene Prozesse definieren:

    • Wie ist der Informationsfluss, wenn z. B. die Konstruktionsabteilung ein neues Teil konstruiert, das dann eine neue Benennung braucht?
    • Wo bekommt die Ersatzteilabteilung Hilfe, wenn eine Benennung geändert werden soll, wenn ein Teil technisch überholt ist oder sich dessen Nutzung oder Funktionsumfang geändert hat (z. B. neu: elektrischer Antrieb, alt: mechanischer Antrieb)?

    Für solche Fälle bilden Sie dann am besten eine Stabsstelle als Ansprechpartner für alle Abteilungen. Neben den Terminologen selbst sind hier auch noch Konstrukteure, technische Redakteure, Mitarbeiter aus dem Ersatzteilwesen, aus dem Markting sowie ggf. Übersetzer und Mitglieder aus weiteren wichtigen Abteilungen vertreten. Diese Stabsstelle für Terminologie kann zum Teil auch international besetzt sein, wenn sich zum Beispiel ein Teil der Konstruktion im Ausland befindet.

    In dieser wichtigen Kommunikation-Schnittstelle wird dann über Neuanträge oder Änderungen entschieden. Entschieden wird auch, wie die Einträge in der Datenbank später aussehen sollen, was sie für einen Umfang haben dürfen und wie die Navigation innerhalb der Datenbank geschehen kann, z. B.:

    • Wie wird die Bedeutung definiert?
    • Welche Attribute werden aufgenommen?
    • Wie sieht ein Benennungseintrag aus: immer als Substantiv oder auch Adjektive?
    • Informationen zur Grammatik?
    • Soll die Suche auch externe und kostenlose Tools miteinbeziehen wie z. B. Duden, Wikipedia usw.?
    • Soll die letzte Suche gespeichert werden?

    Die Treffen dieser Task-Force für Terminologie findet in regelmäßigen Abständen statt, sodass für jede aktuelle Benennung eine Regel gefunden werden kann.

    Verwaltung der Terminologie-Datenbank - Begriffs- oder Benennungsorientierung?

    Bei der Verwaltung der Terminologie-Datenbank gibt es zwei unterschiedliche Ansätze: Die begriffsorientierte und die benennungsorientierte Fokussierung. Bei einer Begriffsorientierung wird vom Gegenstand – also dem „Begriff“ – ausgegangen. Zur Benennung des zu beschreibenden Gegenstands kommen weitere Einträge und Attribute wie beispielsweise Definition, Foto oder Grafik, Fachgebiet oder Besonderheiten zur Verwendung hinzu. Bei mehrsprachigen Terminologie-Datenbanken werden auch die fremdsprachlichen Benennungen aufgeführt. Diese Art von Datenbank ist für die Arbeit mit Terminologie z.B. im Maschinen- und Anlagenbau oder der Medizintechnik sinnvoll.

    Die benennungsorientierte Terminologie-Datenbank geht vom Wort, d. h. der Benennung aus und zeigt davon ausgehend Mehrdeutigkeiten auf. Diese Datenbank ist sprachbasiert und nur für eine einzelne Sprache geeignet. Denn durch die Individualität verschiedener Sprachen ist es nicht möglich die Mehrdeutigkeiten von einer Sprache auf andere Sprachen zu übertragen.

    Ein Beispiel: Mit der Benennung „Mutter“ werden mehrere Begriffe beschrieben. Einmal ist es eine weibliche Person, die Kinder hat und ein anderes Mal ein technisches Verbindungselement im Maschinenbau. Andere Beispiele sind „Maus“ (Tier vs. PC-Maus), „Brille“ (Lesehilfe vs. WC-Sitz), „Bank“ (Sitzmöbel vs. Geldinstitut), usw.

    Kommunikation von genehmigter Terminologie im Unternehmen

    Ist Terminologie erst einmal genehmigt, muss sie im Unternehmen gelebt werden. Ganz wichtig ist daher die Kommunikation in Ihrem Unternehmen: Alle Mitarbeiter müssen wissen, dass es eine offizielle Terminologiestelle gibt, an die sie sich mit einem Problem oder Informationsbedarf wenden können. Das kann beispielsweise über eine Intranetseite geschehen, in der die Stabsstelle für die Terminologie die Ergebnisse veröffentlicht und dort alle Ansprechpartner mit Telefon und Mail-Adresse aufführt.

    Der Vorteil einer Terminologie-Expertenrunde liegt auch darin, dass deren Teilnehmer aus der jeweiligen Abteilung aktuelle Ergebnisse in ihre Bereiche hineintragen. Durch Newsletter und/oder Präsentationen bei Wochen- oder Monatsbesprechungen der Abteilungen werden die Ergebnisse dann den jeweiligen Mitarbeitern im Unternehmen bekannt gemacht. Auf diese Weise wird eine Vielzahl von Mitarbeitern erreicht, informiert und die Nutzung erhöht.

    Terminologie - Tools für Unternehmen des Maschinen- und Anlagenbaus oder der Medizintechnik

    Damit auch wirklich jeder im Unternehmen Terminologie nachschlagen kann, empfiehlt sich eine Art Intranet-Wörterbuch. So kann jeder Mitarbeiter selbstständig über seinen Browser abfragen, welches Wort er wo verwenden kann und welches nicht. Sprechen wir in unseren firmeneigenen Dokumenten beispielsweise offiziell immer von „Automobil“, „Auto“ oder „Fahrzeug“? Oder kann ich Synonyme auch parallel verwenden?

    Terminologie-Intranetseite eines fiktiven Beispielunternehmens

    Sollte idealerweise sogar ein CAT-Tool im Unternehmen im Einsatz sein, also eine Übersetzungssoftware, die Übersetzungen verwaltet und wiederverwendet, ist solch ein Wörterbuch für das Unternehmen oft einfacher zu realisieren. Fast alle namhaften Tools liefern nämlich eine Terminologiekomponente mit, die sich für den Zweck eines Firmenwörterbuchs ausgestalten lässt.

    Eine weitere Vision wäre die Kooperation mit anderen Tools, die Terminologie verwenden: Beispielsweise können sich Tools zur Ersatzteilverwaltung Terminologie aus dem Firmenwörterbuch „ziehen“: Das Firmenwörterbuch legt in voreingestelltem Rhythmus eine Terminologieliste mit ausgewählten Attributen (wie z. B. „Herkunft“, „Fachgebiet“, „Produktzugehörigkeit“ usw.) auf einem externen Server ab. Das andere Tool, in diesem Beispiel das zur Ersatzteilverwaltung, holt sich die Liste danach ab und aktualisiert seinen Terminologiebestand automatisch. Sicher benötigt dies genaue IT-technische Vor- und Anpassungsarbeit zur Koordination der Tools, aber auch zur Darstellung und Form von Fachgebiet und Benennung (nimmt man z. B. Namensräume, usw.).

    All diese Maßnahmen sind Beispiele zum gewünschten Ziel der Harmonisierung von Terminologie. Im Idealfall ist die Informationsdichte der Mitarbeiter hinterher hoch und somit auch die Chance, Kommunikationsprobleme stark zu minimieren. Voraussetzung ist aber, dass die geschaffenen Prozesse und Ergebnisse auch ernst genommen, kommuniziert und „gelebt“ werden. Dieses Bewusstsein muss von der Unternehmensführung bis in die Werkstätten vorhanden sein.

    In welchem Umfang sich das Terminologiemanagement letztendlich bewegen wird, hängt einerseits vom Bedarf und von der Größe des jeweiligen Unternehmens ab, aber auch vom Finanzbudget und der Verfügbarkeit an geeigneten Fachleuten. Hier kann ein Dienstleister vom Fach beratend und vertraulich zur Seite stehen und ein mögliches Vakuum an firmeneigenen Fachleuten ausfüllen.

    Weitere Informationen finden Sie in unseren Podcast-Folgen zur Terminologie:

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