Eine Terminologiedatenbank (Benennungsdatenbank), egal ob mit CAT-Tool, speziellen Terminologie-Tools oder selbst konstruierten IT-Lösungen erstellt, liefert normalerweise ein Exportformat mit, manchmal auch mehrere. Mit großer Wahrscheinlichkeit ist ein Export im Excel-Format (CSV) möglich.
Die Terminologiedatenbank legt die in einem bestimmten Zeitraum neu erstellten oder geänderten Einträge auf einem gemeinsamen Server ab. Das Sekundärtool für die zu versorgende Anwendung (z. B. für die technische Redaktion, das Ersatzteilwesen, usw.) greift darauf zu, kann sich die Datei von diesem Server abholen und in seine Datenbank implementieren. Dies kann im Tages- oder Wochenrhythmus geschehen. Dabei empfiehlt sich bei global agierenden Unternehmen eine Austauschzeit gegen 02:00 Uhr MEZ, da dort am wenigsten weltweite Zugriffe zu erwarten sind. Das Tagesgeschäft bekommt dann wenig davon mit.
Voraussetzung sind das gemeinsame Export- bzw. Importformat (z. B. CSV) und die vorherige Bestimmung der zu exportierenden Daten. Zusätzlich muss beim importierenden Tool eine Identifizierung der jeweiligen Einträge aus der Terminologiedatenbank möglich sein. Das heißt, die Einträge der Terminologiedatenbank müssen den bestehenden Einträgen des Import-Tools zugeordnet werden. Das kann über die ID der Einträge aus der Benennungsdatenbank oder durch Attribute auf Eintragsebene geschehen. Beide Tools müssen sie jeweils als Identifikator mit exportieren bzw. importieren (z. B. ein Zusatzattribut wie „Spare Part ID“ o. ä.).