Hierfür empfiehlt sich die Ernennung einer abteilungsübergreifend anerkannten Fachperson (dies kann z. B. ein Terminologe sein), die auch mit den nötigen Vollmachten ausgestattet sein muss.
Diese/r Terminologieverantwortliche bildet einen Kreis aus Experten der verschiedenen Fachabteilungen, die mit Terminologie zu tun haben, so wie Abteilungen für Konstruktion, Ersatzteile, technische Redaktion, Marketing, Übersetzung usw. Dieser „Terminologiezirkel“ trifft sich in festgelegten Zeitintervallen, um Probleme mit Terminologie zu besprechen. Das kann das Durcharbeiten vorhandener Excel-Listen sein, aber auch die Festlegung neuer Terminologie durch Entwicklung neuer Produkte oder Erweiterung des Portfolios des Unternehmens. Hierbei können Sprachdienstleister wie die GFT GmbH beratend zur Seite stehen, einen Terminologiezirkel aufzubauen und dessen Aufgaben zu definieren.