Wege zur effektiven Terminologiearbeit

Ein Unternehmen, z. B. aus dem Maschinenbau oder dem Bereich der medizinischen Technik, exportiert Produkte, verfasst die Dokumentation mit eigenen Autoren, betreibt Produktmarketing und unterhält einen Kundensupport.

Mit der Zeit reift die Erkenntnis, dass etwas in der Kommunikation für Missverständnisse sorgt. Richtig fassen und beschreiben kann man das Problem nicht so ganz. Unzufriedenheit bleibt.

Diesem Problem kann durch einen betrieblichen Fachwortschatz (Der Terminologie) entgegengewirkt werden. Dieser Fachwortschatz ist bei dem Unternehmen in unserem Beispiel weder harmonisiert, noch kümmert sich jemand darum. So herrscht oft babylonische Vielfalt:

• Der Konstrukteur nutzt seine „Engineering-Rohbenennungen“, denn er weiß, wovon er spricht.
• Die Werkstatt hat ihren eigenen Jargon, oft Wörter, die nur dort benutzt werden.
• Das Ersatzteilwesen muss die Teile und Werkzeuge auch irgendwie benennen.
• Die Begriffe aus der Konstruktion haben Benennungen, die auch nicht immer weiterhelfen.
• Die Marketingabteilung verwendet wohlklingende Bezeichnungen im Text, die primär Appetit aufs Produkt machen und die Vorzüge der Produkte herausstellen sollen. Fachsprache ist natürlich auch ein wichtiges Thema.
• Die Autoren der technischen Redaktion benötigen eine Nomenklatur zur Prüfung der Rechtschreibung von Termini, um diese korrekt zu bearbeiten.
• Die Mitarbeiter hätten gerne ein Wörterbuch, idealerweise online, in der die Gesamtheit der Begriffe mit ihren Benennungen in mehreren Sprachen abgebildet ist, mit übersichtlichem Navigationsmenü und der Möglichkeit, Einträge zu exportieren und zu drucken. In Nachschlagewerken wie Duden, Wikipedia oder Wiktionary findet sich oft zum eigenen, manchmal sehr speziellen Fachgebiet nur wenig Information.

So kann – kurz umrissen – die Situation aussehen. Eine Benennung für ein Teil kann also schnell vier Varianten haben. Nicht einfach, über Abteilungsgrenzen dann klarzumachen, von welchem Teil man denn nun spricht. Gerade auch im Bereich medizinischer Produkte, bei denen es um Gesundheit und Leben geht, ist eine eindeutige Fachsprache unerlässlich.

Um das Ganze noch komplizierter zu machen: das Problem gibt es ja nicht nur in Deutsch, sondern auch in den Fremdsprachen, also in der Sprache des jeweiligen Exportlandes. Bei Großunternehmen können das auch mehr als 30 bis 40 Sprachen sein.

Nach dieser Annahme könnte ein Teil bei 30 Sprachen rechnerisch 120 Benennungen haben. Vier in der Ausgangssprache, alle viermal pro Sprache übersetzt, mal 30 Sprachen…

• Wie lösen wir das Problem?
• Aufzählungs-Text Wie kommunizieren wir innerhalb eines Sprachraums, z. B. in unserer Sprache, also deutsch?
• Aufzählungs-Text Wie kommunizieren wir innerhalb der jeweiligen Exportsprachen, z. B. englisch?
• Aufzählungs-Text Wie kommunizieren wir über Sprachgrenzen hinweg, z. B. deutsch -> englisch?

Die obigen Fragen zeigen Aufgaben auf, die Terminologiearbeit mit sich bringt. Da jedes Unternehmen anders durch Größe, Produkte, Anzahl der Exportländer, usw. strukturiert ist, kann die Aufgabenstellung Varianten aufweisen. Mit Vorschlägen zu Lösungswegen und Hilfestellungen befassen sich folgende Abschnitte.

Nachdem die auf der vorhergehenden Seite beschriebene Erkenntnis gereift ist (und das ist auch schon ein bedeutender Schritt), dass etwas zum Thema Terminologiearbeit getan werden muss, möchte man aktiv werden und das Problem angehen. Nur wie? Dazu bedarf es erst einer Bestandsanalyse:

• Was haben wir für eine Situation, gibt es Ansätze von Terminologiearbeit?
• Gibt es Regelwerke, nach denen Terminologiearbeit abzulaufen hat?
• Wer kümmert sich um die Koordination der Terminologiearbeit?
• Wer ist dazu fähig?
• Wer ist der Terminologie-Ansprechpartner im Unternehmen?
• Wie machen wir im Unternehmen bekannt, dass es jemanden dafür gibt?
• Wer bestimmt, dass eine Benennung korrekt bezeichnet ist und verwendet werden soll (erlaubte/nicht erlaubte Benennungen)?
• Wer macht die Terminologiearbeit in den Fremdsprachen?
• Wer koordiniert das Ganze (Fachabteilungen, Ausgangssprache, Fremdsprachen) und sorgt dafür, dass Einigkeit über die Wahl der Benennungen über Abteilungs- und Sprachgrenzen besteht?

Spätestens an diesem Punkt dürfte klar werden, dass es ohne externe Unterstützung nicht geht. Gewisse Bereiche werden oft an externe Dienstleister vergeben werden, wie z. B. technische Redaktion, Übersetzung, Terminologiearbeit usw. Das heißt wiederum, dass im Haus oft keine Kapazitäten und kein Personal für Terminologiearbeit zur Verfügung stehen.

Denn von einem Terminologen wird einiges verlangt: technische Vorbildung, Kenntnis des Fachwortschatzes, muttersprachliche Sicherheit, idealerweise fremdsprachliches Wissen, Fähigkeiten im Bereich Kommunikation, Moderation und Überzeugung wie auch Durchsetzungsvermögen. So jemanden hat man leider nicht immer im Mitarbeiterbestand…

Nehmen wir an, wir haben einen Terminologiebeauftragten oder Terminologen gefunden. Was wird er tun?

Zuerst wird er Grundlagen schaffen, und zwar in Form eines Terminologieleitfadens. Dies ist ähnlich wie bei einem Redaktionsleitfaden der technischen Redaktion und bildet als Regelwerk die Basis für die Terminologiearbeit. Der Terminologieleitfaden umfasst zum Beispiel:

Allgemeine und firmenspezifische Regeln zur Rechtschreibung:

• zum Allgemeinwortschatz (schreibe ich z. B. „Förderbandreinigungsvorrichtung“ oder „Förderband-Reinigungsvorrichtung“?)
• zum firmeneigenen Fachwortschatz (schreibe ich z. B. grundsätzlich „Vorrichtung“ oder „Einrichtung“?)
• zur Namensgebung (z. B. „Super-Control-System“ oder „SuperControl-System“)
• Prozesse zur Terminologiefindung und -bestimmung… usw.

Mit der Erstellung des Terminologieleitfadens ist eine gute Basis gelegt und ein großes Stück geschafft. Nun ist definiert, wie Terminologie „geschrieben“ werden muss. Idealerweise geschieht das individuell für jede Sprache, mit der gearbeitet wird. Schließlich lassen sich beispielsweise deutsche Regeln zur Rechtschreibung nicht aufs Portugiesische übertragen.

Als nächstes müssen die Prozesse definiert werden:

• Wie ist der Informationsfluss, wenn z. B. die Konstruktionsabteilung ein neues Teil konstruiert, das dann eine neue Benennung braucht?
• Wo bekommt die Ersatzteilabteilung Hilfe, wenn eine Benennung geändert werden soll, wenn ein Teil technisch überholt ist oder sich dessen Nutzung oder Funktionsumfang geändert hat (z. B. neu: elektrischer Antrieb, alt: mechanischer Antrieb)?

Dazu bildet man am besten eine Stabsstelle als Ansprechpartner für alle Abteilungen. Sie setzt sich neben dem Terminologen aus Mitgliedern der Konstruktion, des Ersatzteilwesens, des Marketing, der technischen Redaktion, ggf. Übersetzern, Personen aus der Produktschulung, der Werkstatt und weiteren wichtigen Abteilungen zusammen. Dieser Terminologiekreis kann auch zum Teil international besetzt sein, wenn sich zum Beispiel ein Teil der Konstruktion auch im Ausland befindet.

Hier wird über Neuanträge oder Änderungen entschieden. Entschieden wird auch auch, wie die Einträge in der Datenbank später aussehen sollen, was sie für einen Umfang haben dürfen und wie die Navigation innerhalb der Datenbank geschehen kann, z. B.:

• Wie wird die Bedeutung definiert?
• Welche Attribute werden aufgenommen?
• Wie sieht ein Benennungseintrag aus: immer als Substantiv oder auch Adjektive?
• Informationen zur Grammatik?
• Soll man die Suche auf ein externes Tool erweitern können, wenn es kostenlos ist wie z. B. Duden, Wikipedia, DocCheck Flexikon für medizinische Informationen, usw.?
• Soll die letzte Suche gespeichert werden?

Treffen kann man sich physisch in Besprechungsräumen zu gewissen festen Zyklen, aber auch virtuell über Internet-Kommunikationsplattformen.

Ganz wichtig ist die Kommunikation: es muss bekannt sein, dass es eine Terminologiestelle gibt, an die sich der Mitarbeiter mit einem Problem oder Informationsbedarf wenden kann. Das kann über eine Intranetseite geschehen, in der der Terminologiekreis seine Ergebnisse veröffentlicht und alle Ansprechpartner mit Telefon und Mail-Adresse aufgeführt sind.

Der Vorteil eines Terminologiekreises liegt auch darin, dass dessen Teilnehmer aus der jeweiligen Abteilung aktuelle Ergebnisse in seinen Bereich hineinträgt. Durch Newsletter und/oder Präsentationen bei Wochen- oder Monatsbesprechungen der Abteilungen werden die Ergebnisse dann den jeweiligen Mitarbeitern bekannt gemacht. Auf diese Weise wird eine Vielzahl von Mitarbeitern erreicht, informiert und die Nutzung erhöht.

Eventuell kann auch ein Intranet-Wörterbuch firmenweit zur Verfügung gestellt werden. So kann jeder Mitarbeiter, der über einen Browser verfügt, Terminologie nachschlagen: welches Wort kann ich verwenden, welches nicht? Sprechen wir in unseren firmeneigenen Dokumenten beispielsweise offiziell immer von „Automobil“, „Auto“ oder „Fahrzeug“? Oder kann ich Synonyme auch parallel verwenden?

Sollte idealerweise sogar ein CAT-Tool im Unternehmen im Einsatz sein, also eine Übersetzungssoftware, die Übersetzungen verwaltet und wiederverwendet, ist solch ein Wörterbuch für das Unternehmen oft einfacher zu realisieren. Fast alle namhaften Tools liefern nämlich eine Terminologiekomponente mit, die sich für den Zweck eines Firmenwörterbuchs ausgestalten lässt.

Eine weitere Vision wäre die Kooperation mit anderen Tools, die Terminologie verwenden: Beispielsweise können sich Tools zur Ersatzteilverwaltung Terminologie aus dem Firmenwörterbuch „ziehen“: Das Firmenwörterbuch legt in voreingestelltem Rhythmus eine Terminologieliste mit ausgewählten Attributen (wie z. B. „Herkunft“, „Fachgebiet“, „Produktzugehörigkeit“ usw.) auf einem externen Server ab. Das andere Tool, in diesem Beispiel das zur Ersatzteilverwaltung, holt sich die Liste danach ab und aktualisiert seinen Terminologiebestand automatisch. Sicher benötigt dies genaue IT-technische Vor- und Anpassungsarbeit zur Koordination der Tools, aber auch zur Darstellung und Form von Fachgebiet und Benennung (nimmt man z. B. Namensräume, usw.).

All diese Maßnahmen sind Beispiele zum gewünschten Ziel der Harmonisierung von Terminologie. Im Idealfall ist die Informationsdichte der Mitarbeiter hinterher hoch und somit auch die Chance, Kommunikationsprobleme stark zu minimieren. Voraussetzung ist aber, dass die geschaffenen Prozesse und Ergebnisse auch ernst genommen, kommuniziert und „gelebt“ werden. Dieses Bewusstsein muss von der Unternehmensführung bis in die Werkstätten vorhanden sein.

In welchem Umfang sich die Terminologiearbeit letztendlich bewegen wird, hängt einerseits vom Bedarf und von der Größe des jeweiligen Unternehmens ab, aber auch vom Finanzbudget und der Verfügbarkeit an geeigneten Fachleuten. Hier kann ein Dienstleister vom Fach beratend und vertraulich zur Seite stehen und ein mögliches Vakuum an firmeneigenen Fachleuten ausfüllen. Weitere Informationen zur Terminologoie